出口企业应在申报出口退(免)税后15日内，将所申报退(免)税货物的下列单证，按申报退(免)税的出口货物顺序，填写《出口货物备案单证目录》，注明备案单证存放地点，以备主管税务机关核查。
1.外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等;
2.出口货物装货单;
3.出口货物运输单据(包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，以及出口企业承付运费的国内运输单证)。
若有无法取得上述原始单证情况的，出口企业可用具有相似内容或作用的其他单证进行单证备案。除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。
视同出口货物及对外提供修理修配劳务不实行备案单证管理。
按照以上规定，企业须填写《出口货物备案单证目录》，并将对应号码的出口发票(可为复印件)及对应单证附后。
文件规定的三种备案单证中，第一种“购销合同(或进料加工合同)”属于企业自制凭证，样式与运输方式无关，电子订单须打印并加盖公章。第二种“出口货物装货单”包括两种，“海关进/出境载货清单”(即司机纸)和出口货物装货单(海运才有)。第三种“出口货物运输单据”也包括几类，如果是海运，应有“海运提单”，如果是陆路运输，应有运输公司“托运单”，如果是空运，应有“空运提单”。
