进行报表定义时，必须做好如下工作：一是要有一张空表的格式，即这张表的表头是什么样，表的栏目有多少，栏目的名称是什么，有多少行，表尾有什么，我们可以在屏幕上画一张空白的表格，并将其保存在一个文件里。我们称这个文件为报表格式文件。二是要知道这张表的每栏数据是怎么来的，可以有两个来源：其一是从帐目中取得某个科目的余额或发生额或年初数，我们称之为“取数公式”;其二是从前期的报表或其他报表或本表中经过加减乘除等计算而来，我们称之为“计算公式”。把两个公式分别存在两个文件中，一个叫“取数公式文件”，一个叫“计算公式文件”。最后，还要对各栏目横平竖直检查勾稽关系进行描述，将其存在一个文件中，称之为“校验公式文件”。因此，要建立一张报表，就要有报表格式、取数公式、计算公式和校验公式这样四个文件。因为这些文件都是描述某张报表的，故而统称为“描述文件”。
一张报表就要有四个文件来描述它，如果要出多种报表，就要有许多描述文件。那么，到底哪四个文件是用来描述同一个文件的?为了使这些描述文件与实际打印的报表建立起联系，就要建立一个表格信息文件，即让操作者告诉计算机打印哪张报表，使用哪些描述文件，这就要建立一个管理文件，我们称之“表格管理文件”。
这样，进行报表定义时，就需要建立“报表格式”、“取数公式”、“计算公式”、“校验公式”、“表格管理”等五个文件。
进行会计报表定义时还应注意如下两个问题：
第一，为了取数方便，应在设置会计科目时，根据需要，多设明细科目。因为有些会计报表栏目中的数值，是根据一个或几个一级会计科目的余额相加而形成的，例如：资产负债表中“货币资金”项目，是根据“现金”、银行存款”、“其他货币资”科目的期末余额合计填列的。有的会计报表栏目中的数据要进行分析才能填列，例如：现金流量表中的“固定资折旧”项目，反映企业年度内累计提取的折旧，本项目应根据“累计折旧”科目的贷方发生额中属于本期提取的计入成本费用的折旧数分析填列。如果是手工记帐，编制报表时可以把帐簿中的“累计折旧”帐翻出来一页一页地看，通过查看摘要内容，将本年度购买的旧的机械设备等固定资产中所含的折旧结转数剔除，填列到现金流量表即可，而使用计算机时情况就不同了，公式很难根据摘要来设定;从“累计折旧”的贷方发生额中，又很难进行逻辑判断，哪些是本年计提的计入成本费用的折旧，哪些是增加设备转入的折旧。这样就需要增设三个二级科目：“计入成本费用的折旧”、“非经营性计提的折旧”、“其他折旧结转”，在编制现金流量表时，对于“固定资产折旧”栏就可以根据“计入成本费用的折旧”数来填列。
第二，应细致认真地描述公式。运算符号除了主要的+、-、×、÷、=等以外，还有(大于)、≠(不等于)、≥(大于或等于)、≤(小于或等于)等逻辑运算符，在定义时不应出现错误。同时也要注意取数的借方贷方。例如：资产负债表中“资产总额”的年初数等于“负债及所有者权益”的年初数;“资产总计”的年初数等于“负债及所有者权益”的年初数;“资产总计”的期末数应等于“负债及所有者权益”的期末数。
