三维、真因查找
审计不仅是对表象的陈述,更多是要了解根源,知其然并知其所以然,这是审计审慎性、客观性、公正性和职业道德要求审计必须履行的职责,正如影视剧中淫棍找到闺房,美女在床,绝不会轻易离开,荷尔蒙驱使着他必须需要做些什么。当审计知其所以然后,一部分谓的问题可能并不是问题,看似不合理的现象后面可能是合理事实的支撑。如上例中高铁票A时间B站出发,同期报销中出现A点或者C地打的票,或许是虚报,或许是替票,也可能是替同事报销,不同的真因对应的性质不尽相同。
真因的德性各不相同,素颜或半遮面,戴着面具或画着浓妆,戴着面具画着浓妆还提防着被拆穿。通常状况下基本可以预见,后者的真相极可能是丑陋的,审计需要有‘越是得不到越想得到’的‘荷尔蒙’的驱动。当然,无法追溯根源则另当别论,这需要调整方向到处理与预防。例如,一笔呆滞物料鬼都不知道放了几年,人换了好几拨且交接不清,系统更换过没有请采验入库信息,纸档资料早已销毁。在这个问题在手的阶段,审计的主动权与话语权相对前期更强,可用的方法和手段也相对丰富。
正面出击,寻求真相。主要指正面通过受查单位或之情方的反馈获取真因,此方法是发现问题后较为直接的方式。一方面,审计对业务的了解不及受查方,适当的引导会使审计的视野更加宽深甚至豁然开朗;一方面,在有反馈的情况下精力和时间的投入变得更小,众里寻他不如告知有人找他;再者,在线索断裂或迷雾太重的情况下,此方法不失为拔开迷雾见天日的好方法。此方法中对正面出击略有考究,诸如半遮半掩的虚实结合,胸有成竹的肯定发问,略带指引的引导诱使,声东击西的迷惑误导、连哄带吓的软硬结合等。必要时还需借刀杀人,通过其他对象和途径找到审计需要的信息。
顺藤摸瓜,步步为营。主要指以问题点为起点,本着有果必有因的原则,顺着因果线寻找真因,此方法通常是受查对象不说明原因或不信任的状况下采用的一种弄清来龙去脉的有效方式。此方法手段明确,方向不一定明确,一个问题的出现可能由与之相关的数个或数十个因素中的一个或数个导致。如知道方向则一路向因摸去便可,如方向不明确则需要通过其他手段预判方向或者进行尝试性摸索,摸到不该摸的则迅速收手转换方向,直到找到方向后再一路向因。
明察暗访,搜集证据。主要指通过对受查对象实操的观察和对知情人的询问了解不符合‘标准’的操作行为,此方法是尽量不惊动受查对象的非正面方式。例如生产中出现大量原材料不良,审计展开的诸多方面审计中可能有一项是实地观察进料检验实操状况,还有一项可能向生产了解相关状况。此方法多数情况需要‘暗’,所谓暗是指不让受查单位知道审计的关注或意图,否则所起效果会有限。审计多采用现场突袭、假借其他理由、暗中观察等手段,比如突击现场,通过虚假身份寻比议价,以了解A为借口了解B等。
及时汇报,巧借外力。主要指审计中发现涉及舞弊、重大异常、特殊人员等情况下的上报行为,此方法多在审计不能做出决定、需要支持或有必要让上级知悉的情况下采用的方式。及时上报,一方面让上级知道审计发现,但这不重要,重要的是寻求指示,此也是审计的靠山和庇护所。一方面是索要资源,高层的支持无疑是审计进程推进和化繁为简的重要助力。审计需要拿捏汇报的契机,一般事项或证据不足的汇报都是不明智的,换位到高层的角度,会不会认为审计半途就迫不及待拿着鸡毛蒜皮的事情来邀功,能力、心态都有问题;会不会认为过程报告的重大事项结果都是子虚乌有,审计的专业性不足,责任心太差。
审计对真因的查找除了上面四种还有很多,兵法讲究诡变之道,游戏讲究招式组合,审计亦是如此。在真因挖掘过程中,有很多不可预知的问题,例如受查单位抵赖、忽悠、瞎扯等不配合以及错综多变的情况,因地制宜的将多重招式神鬼莫测的组合变换运用,才能起到更好的效果。同时审计需要专业的判断能力,在审与被审的较量中,受查单位会抛出很多理由,这些理由基本的特点是把审计发现由负面引向正面,审计需要判断这些理由的真实性、客观性、充分性。审计需要立场,很多时候受查单位的理由的确是合理的,但只是在受查单位面合理,在企业层面可能是荒谬的。站在正确的立场适当的高度做正确的判断很重要。
四维、工具手法
在上述三个阶段实施过程中,无处不充斥着手段的较量和智慧的角逐,审计需要通过高超的技能、强大的思维展现审计的逼格。道理谁都懂,做到何其难。审计方案易,转化为成果难。不落实到行动的或不能落实到行动,再明确的方向再好的理念都不过是瞎扯淡。
人类古往今来提炼出来了很多很好的分析工具和思维方式,多数状况下审计人员无需在此方面刻意创新。审计人员要做的更多是结合企业环境和特定的审计项目,将无数工具、常识和思维中可利用的精髓融入审计手段并通过长期实践和摸索,在潜移默化中形成深入骨髓的信手拈来便是糅合各种精华并契合环境的综合体手段的本领甚至是本能。
思维方式很多,诸如形象思维,通过模仿、想象、移植、组合、分解等将审计对象形象化;发散法,通过功能、形态、结构、因果、方法、组合、假设等方面的延伸对审计对象进行联系拆解;换维法,通过逆向、横向、侧向、换位、对立、反向、假设、正反结合等从不同的视角审视审计对象;系统思维,通过整体、结构、要素、功能、因果等的联系统性的剖析审计对象;辩证法,通过发展、联系、是非、对错、倒转、加减、多角度、多方位等对立、发展的视角思考审计事项。
每一种思维基本都可以找到一些可以将其运用的工具,比较常规和常用的诸如要素、维度分解法,例如4M1E、5W2H、SWOT、SMART、PQCDSM、PEST、7S模型、……,比较常见的追根溯源的工具,例如5WHY、MECE、金字塔思维、思维导图、QC七方法、……;比较常见的规划工具,例如PDCA、时间象限法、……;比较常见的推理法,例如归纳、递推、回溯、列举、……。还有很多高大上、接地气、简易行的工具,因均未百度脑补,包括上述工具有的运用在特定领域或延伸到企业外甚至审计完全用不上,但很多工具从原理上来讲都是相通的,不妨缩小移植到审计试试,再不行换要素试试。
审计的技能只是一条腿,要两条腿走路,技巧的运用至关重要。方法玩得再溜,人家不陪你玩也是枉然,甚者被别人玩更是耻辱。方法的灵活运用需要配上恰到好处的方式,恰到好处的方式需要高超的情商,或直接,或间接,或圆润,或尖锐,或贬低,或抬高,或客气,或强硬,或春风拂面,或寒冷刺骨,或热情似火,或风轻云淡。不同的环境不同的情形切换不同的方式和不同的搭配,如此大事可期。