记账凭证的特性及编制方法

记账凭证的特性及编制方法

　　记账凭证又称为分录凭证，它是由会计部门根据审核无误的原始凭证编制的，用来确定会计分录，作为记账的直接依据的一种会计凭证。有些会计事项如更正错账、调整账项和结账等，无法取得原始凭证，也可以根据有关账簿中的数据资料编制记账凭证。

　　因为原始凭证的来源渠道不一，其种类和格式多种多样，难以统一，直接根据这些原始凭证登记账簿很不方便，而且容易发生差错。所以在记账之前，一般应先将各种原始凭证加以整理和归类，然后再编制记账凭证。在记账凭证中，应摘要说凭证则作为记账凭证的附件。这样做，既便于记账，又可以防止差错，保证了账簿记录的正确性。

　　在原始凭证上记载的经济业务，可以归纳为以下两种类型：一类是收款和付款业务，即直接涉及货币资金(现金或银行存款)增减变动的经济业务，例如，用现金购买办公用品，以银行存款偿还应付购货款等等;另一类是转账业务，即不涉及货币资金增减变动的其他经济业务，例如，领用材料、结转产品成本等等。为了便于识别经济业务的性质，便于分类登记各种账簿，记账凭证按上述经济业务的类别分成收款凭证、付款凭证和转账凭证三种形式。

　　收款凭证是用于记录现金和银行存款收入业务的记账凭证j付款凭证是用于记录现金和银行存款付出业务的记账凭证;转账凭证是用于记录不涉及现金和银行存款收付的其他经济业务的记账凭证，即用于记录转账业务的记账凭证。

　　由于收款凭证、付款凭证和转账凭证是分别用于专门记录某一类经济业务的记账凭证，所以它们又统称为专用记账凭证。在实际工作中，为了便于区别这三种专用记账凭证，一般采用不同颜色的文字或纸张印刷。在一些经济业务比较简单的小型企业里，通常不再区分收款、付款和转账这三种业务，只采用一种通用格式记账凭证，这种记账凭证就称为通用记账凭证。

　　记账凭证按其编制方法，还可分为单式记账凭证、复式记账凭证和汇总记账凭证三种。

　　单式记账凭证是只反映一个账户内容的记账凭证，即一项经济业务的会计分录涉及几个账户，就要分别填制几张这种记账凭证。其中，只记录借方账户的称为借项(或借方)记账凭证;只记录贷方账户的称为贷项(或贷方)记账凭证。

　　复式记账凭证是能反映一项完整经济业务的记账凭证，即凡属于同一笔经济业务的会计分录，不论涉及几个账户，一般都要填制在一张记账凭证上。

　　为了简化记账工作，还可以将记账凭证按账户名称分别汇总，编制汇总的记账凭证，然后据以登记账簿。汇总的记账凭证有记账凭证汇总表(又称科目汇总表)和汇总记账凭证两种形式。这类汇总的记账凭证，其作用与一般的记账凭证是相同的，目的只是为了减少登记总账的工作量，但明细账仍应按经济业务的发生逐笔登记。